PÓLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS
PLASTISOL S.A.S, es una empresa Colombiana que tiene como actividad principal fabricar
bolsas plásticas con material 100% reciclado y biodegradable para esta ocasión con la
creación de la App Plastieco busca conectar y crear una forma vérsatil de aprovechar los
residuos sólidos en este caso el material plástico por medio de una plataforma virtual
compuesta por una página Web y una aplicación móvil, para que las personas ingresen, se
informen sobre los puntos de acopio más cercanos a su ubicación y puedan realizar la
transacción de material interactuando con los dos actores de la aplicación de manera
electrónica, y en general todo tipo de actividades complementarias.
I. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO
Nuestra Política de Privacidad ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo los
parámetros de autorregulación a un tratamiento de datos personales que respete todos los
derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos
personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como
derecho constitucional a la protección de los datos personales; así mismo mediante la Ley
1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014; hoy contenidos
en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, del sector Comercio, Industria y
Turismo que se desarrolló el marco general de protección de datos en Colombia.
Se advierte que la elaboración y propuesta del presente documento responde a la
necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la
Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento
de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la
atención de consultas y reclamos.
Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012,
se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente.
Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales
por cuenta del responsable.
Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y
almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de
sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y
contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes,
usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros. El derecho fundamental al
habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión
y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y
destino que se le dan a sus datos personales
En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico
de facultades para mantener el control sobre su información personal.
Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos
a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quien tiene la posibilidad
de consultarlos.
La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.
La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para
garantizar la vigencia del referido derecho fundamental.
En este contexto, el objeto de estas políticas consiste en cubrir dichas garantías e
instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de
datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la
referida ley.
Estas políticas permiten instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los
procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la
Ley.
Las políticas incluyen los aspectos básicos de índole normativa, contiene anexos
independientes con modelos, documentos y esquemas de procedimientos que permiten
obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de acuerdo a nuestras
necesidades particulares.
II. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS.
PLASTISOL S.A.S, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la
privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía institucional. Con tal
propósito todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad,
autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean
estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato
personal a la Sociedad y en la cual ésta actúe como encargada del tratamiento o
responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
III. DEFINICIONES.
A continuación, presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos
conceptos:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato,
generado por PLASTISOL S.A.S, que ha sido puesto a disposición del Titular para el
Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a
la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables,
la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar
a los Datos Personales.
Base de Datos: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto
de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias
personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato
personal” como una información relacionada con una persona natural (persona
individualmente considerada).
Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: PLASTISOL S.A.S, actúa como encargado del tratamiento
de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: PLASTISOL S.A.S, actúa como responsable del
tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida
directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes
personas:
• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales
que realicen PLASTISOL S.A.S o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez,
es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento,
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización
de un Tratamiento por el Encargado, por cuenta de PLASTISOL S.A.S
Oficial de Protección de Datos: Es la persona dentro de PLASTISOL S.A.S, que tiene
como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos
Personales. Esta función será responsabilidad del Director Financiero y Administrativo o
quien haga sus veces, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia General.
IV.PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que
serán respetados por PLASTISOL S.A.S, en los procesos de acopio, uso, tratamiento,
almacenamiento e intercambio de datos personales:
a. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el
tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales
sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a
los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por PLASTISOL S.A.S, estarán
subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo
titular de los datos personales.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PLASTISOL S.A.S, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo
de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada,
recolectada y sujeta a tratamiento por PLASTISOL S.A.S. serán objeto de protección en la
medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la
adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios
electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en
contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren,
manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre
en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera
estrictamente confidencial, y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales,
comerciales, contables, técnicas, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y
ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas
a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir
un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para
efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
V. DATO SENSIBLE
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos,
entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris,
reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
5.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
PLASTISOL S.A.S, por lo general no realiza el tratamiento de datos sensibles, sin embargo,
en caso de ser requerido, tiene establecida la posibilidad para el titular de los datos de no
responder a preguntas o circunstancias que puedan involucrar esta categoría de datos.
VI. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
PLASTISOL S.A.S, usará la información que suministre o le suministren para: a) Ejecutar
la relación contractual existente con sus usuarios/clientes, proveedores y trabajadores,
incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos
requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre
cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio así como la satisfacción de los
usuarios/estudiantes; e) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e
inactivos) en las bases de datos de PLASTISOL S.A.S; f) Realizar estudios internos sobre
hábitos de consumo; g) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía
mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de
comunicación creado o por crearse, información comercial, pauta publicitaria o promocional
sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas,
con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo
campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por
PLASTISOL S.A.S, y/o por terceras personas; h) Suministrar, compartir, enviar o entregar
sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de PLASTISOL
S.A.S, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías
requieran la información para los fines aquí indicados; i) Soportar procesos de auditoría
interna o externa J) Para el cumplimiento del objeto social de la sociedad PLASTISOL
S.A.S.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por
tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas.
a. Usuarios/clientes y Proveedores:
Se busca tener información actualizada, consistente y suficiente acerca de las personas
que tienen la calidad de Usuarios/ clientes y/o Proveedores o aspiren a serlo, en su relación
contractual y en específico sobre su comportamiento como Cliente y/o Proveedor, aspectos
personales, para ubicación y soporte, administrativos, tributarios, financieros y logísticos en
general.
b. Empleados:
La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y
selección del personal a laborar en la compañía.
– El empleado(a), autoriza a PLASTISOL S.A.S, para tratar los datos personales que se
suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en
la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de
conservación legal o contractual por parte de PLASTISOL S.A.S
– La autorización del tratamiento de los datos personales se otorga por parte del empleado
dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es
conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012.
– De igual forma, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre,
deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de información
o sus partes o componentes lógicos, podrá ser denunciado penalmente por el delito de daño
informático. Así mismo, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, con provecho
propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe,
compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales
contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, podrá ser
denunciado por la conducta de violación de datos personales. Se considerará una falta
grave el incumplimiento de estas Políticas de Protección de Datos personales adoptado y
publicado por PLASTISOL S.A.S llegando a constituir una causal de suspensión o
terminación del contrato laboral. En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus
derechos de Habeas Data (Conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción
de lo establecido en la ley.
c. Ex empleados:
La información se almacena con fines de conservación documental y archivo información
relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el
término establecido en la ley laboral
d. Candidatos en proceso de selección
Recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de
quienes se presentan a procesos de selección en PLASTISOL S.A.S, con ella se busca
identificar a los candidatos más idóneos para ser vinculados, con el fin de situar a la persona
en el contexto empresarial más adecuado a su perfil.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos
cuando:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en
los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y
este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con
las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa. o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón
de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a
terceros sin la autorización del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
e. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho
tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
– Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
– Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o
adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de PLASTISOL
S.A.S, como mencionan la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer,
entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a PLASTISOL S.A.S salvo cuando se
exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto
en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por PLASTISOL
S.A.S, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
d) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar
la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de
permanecer en las bases de datos de PLASTISOL S.A.S, y de acuerdo con el
procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
e) Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan
sido objeto de Tratamiento.
VIII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la
autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
a. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
b. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico (Contrato), electrónico, mensaje de
datos, Internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior
consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar
u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de
manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca
hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será
generada por PLASTISOL S.A.S y será puesta a disposición del Titular con antelación y de
manera previa al Tratamiento de sus datos personales.
c. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
PLASTISOL S.A.S, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará
y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos
técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los
titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a
lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de
manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
IX. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus
datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa
a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
i. ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la
política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en
ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de
tratamiento de información.
X. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en
materia de protección de datos personales, el Titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
a. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales en PLASTISOL S.A.S, en
su condición de responsable del Tratamiento.
b. Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a PLASTISOL
S.A.S, en su condición de responsable del Tratamiento.
c. A recibir información por parte de PLASTISOL S.A.S, previa solicitud, respecto del uso
que les ha dado a sus datos personales.
d. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia
de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la
normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento
ante el responsable del Tratamiento.
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
XI. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
PLASTISOL S.A.S, es el responsable del Tratamiento de datos personales y cumplirá con
los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas
Data.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado
del Tratamiento.
h. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
XII. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
PLASTISOL S.A.S, garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que
actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual
o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los
titulares será el Oficial de Protección de Datos como la persona que recibirá, procesará y
canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva
dependencia; dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir
con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de
los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente,
para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión
y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico
[email protected] o mediante nuestra página web
https://evolveyourenglish.com/ por la sección PQR’S
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de
solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15)
días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender
la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de
los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de
los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo
será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal
como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al
reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si por alguna circunstancia PLASTISOL S.A.S, recibe un reclamo dirigido a otra
organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará de la situación al reclamante.
3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene
PLASTISOL S.A.S, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en
un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de
dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de
rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios
habilitados por PLASTISOL S.A.S, señalados en el aviso de privacidad y en este
documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como
teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su
representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
PLASTISOL S.A.S, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la
información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el
procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
PLASTISOL S.A.S tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio
de este derecho. Supresión de Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar
a PLASTISOL S.A.S, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
– Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
– Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
– Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por PLASTISOL S.A.S El titular debe advertir que el derecho de cancelación no
es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
– La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
– La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, vinculadas
a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
– Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PLASTISOL S.A.S,
debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos
cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes
legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de
los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
XIII. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización otorgada a favor del
Responsable del Tratamiento sobre sus datos personales, en cualquier momento, mediante
la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1581
de 2012 y/o en cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue. La solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá en los casos
en que el asociado o proveedor de PLASTISOL S.A.S, tenga un deber legal o contractual
de permanecer en la base de datos.
Es importante tener en cuenta que la revocación podrá solicitarse sobre la totalidad o parte
de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento
de Políticas de Tratamiento de la Información – Aviso de Privacidad, más no respecto de
los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la
adicione, modifique o derogue, así como tampoco, se reitera, respecto de aquéllos casos
en los que el asociado o proveedor tenga un deber legal o contractual de permanecer en
la base de datos.
XIV. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la
autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley
diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar
la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a
otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la
autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos
personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien
PLASTISOL S.A.S, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.
XV. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN PERSONAL
Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de PLASTISOL S.A.S
aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente
documento y PLASTISOL S.A.S, podrá continuar realizando el tratamiento de los datos
para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.
XVI. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado
debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos
personales” y que “dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los
derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el decreto”.
La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en
la organización es velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos
adoptados para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de
gestión de datos personales dentro de la compañía.
El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el
programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos
personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión
permanente.
XVII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, PLASTISOL S.A.S,
inicialmente tenía la obligación legal de registrar sus bases de datos junto con esta política
de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado
por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento
estipulado por la Circular 002 de 2015.
Sin embargo, en cumplimiento al Decreto 090 del 18 de enero de 2018 que limita el ámbito
de aplicación sobre la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, PLASTISOL
S.A.S no está legalmente obligada a realizar el registro de sus bases de datos ni de sus
políticas de tratamiento de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de datos, por
no cumplir los requisitos allí establecidos.
Para su pública consulta, estas políticas permanecerán en las instalaciones de la empresa
en formato PDF y su copia será proporcionada al público previa solicitud.
XVIII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente,
PLASTISOL S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XIX. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS
La actualización de la política rige a partir del 04 de enero de 2020, por el tiempo que tenga
vigencia el objeto social de la empresa y se encontrara dispuesta a disposición de los
titulares por medio de la página web: www.plastisol.com.co
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se
entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante
el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier
momento. Si la persona es un cliente activo de PLASTISOL S.A.S, no se podrán usar sus
datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento
de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquiera de los servicios o
productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los
servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización.
Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada
política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los
titulares.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma
oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a
través de:
El sitio web: www.plastisol.com.co
Esta Política de Protección de Datos Personales estará disponible en archivo digital en las
instalaciones de la empresa y en formato PDF en la página web de la misma.